Nawet niewielkie firmy korzystają z fachowej pomocy księgowych, ponieważ dzięki temu nie martwią się o poprawność przeprowadzanych operacji finansowych, ani terminowość i jakość składanych rozliczeń podatkowych. Pewność, że sprawy księgowe firmy są w dobrych rękach, pozwala przedsiębiorcy na podjęcie działań zmierzających do pomnożenia zysków. Idealnie, jeśli nie musi zajmować się przy tym sprawami związanymi z zatrudnianiem pracowników. Obsługa kadrowo-płacowa również może być realizowana przez zaprzyjaźnione biuro rachunkowe.
Każda firma, bez względu na ilość pracowników, wysokość przychodów czy rodzaj prowadzonej działalności, musi zapewnić pracownikom sprawną obsługę kadrowo-płacową. Oczywiście jednoosobowa działalność gospodarcza może obyć się bez takiego wsparcia, choć każdy przedsiębiorca powinien znać obowiązujące przepisy prawa pracy.
Każdy pracownik ma prawo do zadawania pytań dotyczących przebiegu zatrudnienia, podpisanych umów o pracę, koniecznych skierowań na badania lekarskie, urlopów i zwolnień chorobowych, dodatków i potrąceń z pensji pracowniczej. W firmie powinna być osoba, która będzie wstanie możliwe szybko na te pytania odpowiedzieć.
Obsługa kadrowo-płacowa może być realizowana dzięki wsparciu podmiotów zewnętrznych, czyli biur rachunkowych/biur księgowych, ale w dużych firmach wygląda to nieco inaczej. Tam, gdzie pracowników jest wielu, występują bardzo duże rotacje zatrudnienia, przyjmuje się pracowników sezonowych, stażystów i praktykantów, warto rozważyć utworzenie osobnego działu kadr i płac, albo przynajmniej osobnego stanowiska dla specjalisty z tej dziedziny. Specjalista do spraw kadr i płac będzie wówczas stale dostępnym na miejscu pracownikiem. To daje pewność, że sprawy wszystkich pracowników zostaną dopilnowane, a w razie kontroli nie wynikną problemy z nieaktualnymi badaniami medycznymi i innymi brakami w dokumentacji. Poza tym taki specjalista może brać udział w rozmowach kwalifikacyjnych, co stanowi dla pracodawcy swego rodzaju ułatwienie.
Małych firm nie stać na powołanie osobnego stanowiska pracy dla specjalisty do spraw kadr i płac, podobnie jak na zatrudnienie własnego prawnika czy księgowego. To oczywiście nie oznacza, że przedsiębiorca osobiście musi zajmować się tymi sprawami, zwłaszcza jeśli nieszczególnie ma na to czas i ochotę. Z pomocą mniejszym firmom przychodzi biuro rachunkowe, które nie tylko zapewni kompleksową obsługę księgową, ale właśnie obsługę kadrowo-płacową pracowników. Zakres takiej obsługi jest elastyczny i powinien być dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Zwykle obejmuje sporządzanie i rozliczanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych, przygotowywanie listy płac, prowadzenie akt personalnych pracowników, rozliczanie delegacji i urlopów, sporządzanie rozliczeń podatkowych i rozliczeń do ZUS, przeprowadzanie czynności związanych z wygaśnięciem stosunku pracy, obsługę świadczeń socjalnych czy nadzór nad sprawami z dziedziny BHP.
