O ile pojęcie księgowości jest wszystkim przedsiębiorcom doskonale znane, nawet jeśli sami nie prowadzą spraw księgowych swojej firmy, o tyle nie wszyscy wiedzą czym jest tzw. chmura i na czym polega księgowość w chmurze.
Nie trudno się domyśleć, że pojęcie chmury ma związek z rozwojem najnowszych technologii i systemami informatycznymi. Najprościej mówiąc, chmura internetowa to rodzaj usługi polegający na przechowywaniu danych na serwerze usługodawcy. Klienci, którzy korzystają z takiej usługi, mają stały dostęp do przechowywanych danych, niezależnie od tego, gdzie się aktualnie znajdują (oczywiście pod warunkiem, że w danym miejscu działa Internet).
Chmura umożliwia przechowywanie najróżniejszych danych, w tym również informacji związanych z księgowością firmy. Tak wrażliwe dane nie mogą być jednak gromadzone w sposób przypadkowy, ponadto ogromną wagę należy przyłożyć do ich bezpieczeństwa.
Księgowość w chmurze to nowoczesna forma prowadzenia spraw finansowo-księgowych firmy. Internet wykorzystywany jest obecnie w niemal każdym aspekcie życia, zarówno prywatnego, jak i zawodowego. Za jego pośrednictwem odbywa się obsługa klientów i realizacja transakcji handlowych, a od pewnego czasu prowadzone są również sprawy księgowe.
Jeszcze do niedawna księgowość firmy mogła być prowadzona na trzy sposoby: poprzez zatrudnienie księgowego, wynajęcie biura rachunkowego lub zadbanie o wszystko samodzielnie. Księgowość w chmurze można przyjąć za czwartą opcję, choć w wielu przypadkach jest to usługa oferowana właśnie przez biura księgowe.
Jak brzmi definicja księgowości w chmurze? Usługą tą nazywamy automatyczny system ewidencji dokumentów księgowych, dzięki któremu nie wychodząc z biura, dokonujemy przetworzenia dokumentów księgowych przez programy księgowe. Automatycznie ewidencjonowane dokumenty wracają do przedsiębiorcy w postaci przetworzonej informacji o kondycji i stanie finansowym firmy.
Decydując się na prowadzenie księgowości w chmurze, przedsiębiorca oszczędza czas, poza tym nie musi martwić się o poprawność zapisów księgowych. Może wystawiać faktury czy prowadzić gospodarkę magazynową, a wszelkie niezbędne dokumenty w jednej chwili przesłać do biura rachunkowego. Z tego powodu księgowość w chmurze to rozwiązanie idealne dla przedsiębiorców, którzy nie mają czasu i/lub ochoty na prowadzenie księgowości. Z nowoczesnego rozwiązania mogą skorzystać również osoby, które nie znają się na sprawach księgowych i wolą powierzyć je specjalistom. Księgowość w chmurze dostarcza właścicielom i zarządcom firm wielu istotnych informacji na temat prowadzonej działalności.
Księgowość w chmurze ma wiele zalet, ale pamiętajmy, że nie wszyscy przedsiębiorcy zobligowani są do wdrażania rozwiązań, do których na tym etapie prowadzenia działalności nie są jeszcze przekonani. Mogą pozostać przy tradycyjnej księgowości, a jednocześnie starać się pogłębiać swoją wiedzę na temat księgowości w chmurze.